Den ultimate guiden til å velge riktig online datarom for bedriften din
En-størrelse-passer-alle-bedriftstilnærmingen begynner å bli utdatert ettersom moderne bedrifter bytter til mer spesialiserte tjenester. Det samme gjelder leverandører av virtuelle datarom. Borte er de dagene da virtuelle datarom bare ble brukt til M&As. Bedrifter bruker nå dataromprogramvare for børsnoteringer, pengeinnsamlinger, crowdfunding eller eiendomshandler. Og det globale elektroniske datarommet forventes å nå 5497 millioner dollar innen 2030 .
Med det i bakhodet tilbyr dataromleverandører mer tilpassede tjenester for ulike bransjer og prosesser. Dermed er det høyst mulig at et virtuelt datarom for børsnoteringer kanskje ikke er godt nok for eiendom. Type dataromtjenester varierer også for bedriftens størrelse.
Hvordan vil du vite om et datarom passer for din bedrift? Eller hvordan bør du velge et virtuelt datarom som bedriften din trenger?
Følg disse tre enkle trinnene når du velger riktig online dataromprogramvare for din bedrift.
Innholdsfortegnelse
- 1. Definer hvorfor du trenger dataromprogramvare
- 2. Velg funksjonene du trenger
- 3. Gjør research på leverandører av virtuelle datarom
- Siste ord
1. Definer hvorfor du trenger dataromprogramvare
Virtuelle datarom er i hovedsak digitale dokumentlager som er vert for sertifiserte dataromleverandører. Bedrifter og offentlige institusjoner bruker datarom for nettbasert datadeling, digitalt samarbeid og prosjektledelse. Derfor, før du velger dataromtjenester, er det viktig å svare på noen spørsmål, for eksempel:
- Hva trenger du en VDR til? Trenger du det for et engangsprosjekt eller ønsker du å integrere det i systemene dine permanent?
- Hvordan vil et datarom hjelpe deg med å nå dine organisasjonsmål? Vil det gjøre driften mer effektiv?
- Hvor mye kan du bruke på datarommet? Vil det hjelpe deg å redusere andre utgifter, for eksempel papir- eller utskriftskostnader?
- Hvilke funksjoner trenger du et datarom å tilby? Hvor mye dataromslagring trenger du?
- Hvem skal bruke teknologien? Er dine ansatte komfortable med å bruke ny teknologi?
2. Velg funksjonene du trenger
Behovsidentifikasjon og budsjettinnstilling er viktige trinn, da de vil hjelpe deg å vurdere hvilken type funksjoner og tjenester du har råd til. Hvis du for eksempel trenger et datarom for å lette kommunikasjonen mellom styremedlemmene dine, er det viktig å ha møtestyringsverktøy i tillegg til databehandlingstjenester.
Noen funksjoner er imidlertid obligatoriske, og de bør være i VDR-en din uansett hvordan du har tenkt å bruke den. Her er noen aspekter du bør se etter.
Sikkerhet for datarom
Sikkerhet er det viktigste aspektet ved dataromteknologien. Hver enkelt kjøper bruker dataromteknologi først og fremst på grunn av databeskyttelsesfunksjonene.
Sørg derfor for at VDR-en din har minst grunnleggende sikkerhetsfunksjoner som totrinnsverifisering, enhetstilgangskontroll, dokumenttilgangskontroll, digitale vannmerker, 256-bits SSL-datakryptering og visningsbeskyttet modus.
Noen av de beste datarommene når det gjelder sikkerhet inkluderer iDeals, FimrRoom, Firmex og Datasite. Du kan lese mer om disse datarommene på datarooms-review.com — en pålitelig plattform med detaljerte og objektive anmeldelser på de mest populære dataromleverandørene.
Sertifiseringer
Leverandører av datarom må overholde standarder satt av forskjellige globale og regionale reguleringsorganer. For eksempel inkluderer globale organer ISO og GDPR, mens FINRA , HIPAA og FISMA er regionale reguleringsmyndigheter.
Brukervennlighet
Datarom brukes vanligvis til å håndtere store databiter. Å ha funksjoner som masseopplasting, dra-og-slipp eller filredigering er viktig for å dele eller lagre store mengder informasjon.
3. Gjør research på leverandører av virtuelle datarom
Når du sammenligner virtuelle datarom, anbefales det på det sterkeste å gjøre litt research på leverandørene også. Begynn med sertifiseringene nevnt ovenfor og se om de er i samsvar med forskrifter fastsatt av tilsynsmyndigheten. For eksempel regulerer HIPAA databehandlingspraksisen i helsesektoren i USA.
Her er noen andre viktige ting å vurdere.
Relevant bransjeerfaring
Som nevnt innledningsvis tilbyr dataromleverandører i dag skreddersydde tjenester for ulike virksomheter og bransjer.
Bransjeerfaring er avgjørende da det hjelper leverandørene å vurdere bransjespesifikke utfordringer på en bedre måte. Datarom for ideelle organisasjoner er også forskjellige fra de som brukes av offentlige institusjoner eller kommersielle organisasjoner.
Digital tilstedeværelse
Dagens forbrukere anser digital tilstedeværelse som en viktig faktor for å bygge tillit. Kan du forestille deg et virtuelt datarom uten digital tilstedeværelse? Bortsett fra en offisiell nettside, kan du se etter firmaprofiler på profesjonelle plattformer som LinkedIn.
Dessuten kan du utvide forskningen din til anerkjente globale programvarevurderingsplattformer som Capterra, TrustRadius, G2 og Software Advice. Ubetydelig digital tilstedeværelse er et rødt flagg.
Kundeservice
Kundestøtte er en av de avgjørende faktorene ved valg av leverandør. Fra installasjon av datarom til opplæring til feilsøking, kun kunnskapsrik og responsiv kundestøtte kan gjøre ting enklere for deg. Et godt datarom med eksepsjonell kundestøtte er bedre enn et eksepsjonelt datarom med ordinær kundestøtte.
Til slutt, ikke glem å bruke din gratis prøveperiode, som nesten alle avanserte dataromleverandører tilbyr.
Siste ord
Utvelgelsesprosessen for datarom skal ikke tas lett på. En feilaktig avgjørelse kaster ikke bare bort tid og ressurser, men kan føre til datainnbrudd eller lekkasjer, og dermed sette den generelle trivselen til virksomheten din i fare. De ovennevnte trinnene er sterkt anbefalte tips når du velger dataromprogramvare for din bedrift.
Dele: